Największy problem systemów ERP nie leży w braku funkcjonalności, lecz w tym, czego nie widać w budżecie IT. Chodzi o koszt niewykorzystanych licencji, obchodzenia istniejących, przyjętych procesów, ukrytych godzin pracy. Dominującą cechą podejścia większości firm do kluczowego, strategicznego narzędzia technologicznego jest brak pełnego obrazu kosztów posiadania.
Wielu interesujących wniosków dostarcza badanie przeprowadzone na zlecenie firmy Axians na próbie 968 polskich firm zatrudniających minimum 200 osób, reprezentujących wszystkie sektory gospodarki poza finansami.
Polskie firmy płacą za ERP więcej niż z niego biorą; domykają procesy w Excelu; tracą setki godzin na obejścia; rzadko znają pełne TCO; planują modernizację, ale boją się kosztu, ciągłości i ludzi; a AI pozostaje na razie hasłem, nie kryterium wyboru.
Największy niewidoczny koszt ERP nie jest jedną pozycją w budżecie. To suma niewykorzystanych licencji, ręcznej pracy, braku kontroli TCO i odkładanych decyzji o modernizacji. I właśnie ten koszt – a nie na przykład kolejna lista funkcji – może być punktem wyjścia do rozmowy o przyszłości systemów ERP w polskich organizacjach.
Firmy płacą za to, czego nie używają
Najbardziej zaskakująca obserwacja dotyczy powszechnego niewykorzystywania zakupionych zasobów. Aż 58% polskich firm 200+ wykorzystuje mniej niż 60% zakupionych modułów ERP. W przypadku niemal jednej trzeciej firm (31%) jest to nawet mniej niż 40%. Mediana wykorzystania mieści się w przedziale 40–59%.
To bezsprzecznie największy „cichy” wyciek pieniędzy. Firmy opłacają licencje, które nie generują wartości. W praktyce znaczna część portfela ERP jest martwa, poza tym, że nadal generuje koszt.
Excel jest podstawową protezą ERP
ERP funkcjonuje więc często jako makieta. Okazuje się jednak, że jest zarazem fasadą, za którą toczy się „prawdziwe życie”. Rzeczywistość operacyjna i decyzyjna dzieje się w arkuszach Excella. To klasyczny obraz „shadow IT” i jednocześnie najbardziej dramatyczny rozjazd pomiędzy formalnym procesem i procedurą – a praktyką.
Ponad trzy czwarte firm (76%) domyka w Excelu raportowanie zarządcze. Co więcej, bez Excela nie ma mowy o budżetowaniu i controllingu – wspiera się nim aż 72% firm. Dla ponad połowy firm (52%), Excel jest środowiskiem do konsolidacji danych z różnych systemów. Aż 59% respondentów przyznaje, że bez Excela ich firma nie zamknęłaby kluczowych procesów.
Obchodzenie systemu kosztuje
Według wyliczeń autorów raportu Axians, jeden dział operacyjny traci tygodniowo 11–20 godzin (mediana) na „obchodzenie” ERP. 37% firm deklaruje stratę 21 godzin lub więcej — równowartość ponad połowy etatu na każdy taki dział. Po przemnożeniu przez liczbę działów i tygodni w roku powstaje 6–7-cyfrowa roczna pula godzin straconych. To mierzalny koszt operacyjny, który da się przeliczyć na pieniądze i na etaty.
Mediana rocznego ukrytego kosztu ERP w firmie 200+ wynosi 251 000 – 500 000 PLN. 43% firm deklaruje koszt powyżej pół miliona złotych rocznie, a 18% — powyżej 1 mln PLN. Typowa firma zatrudniająca powyżej 200 osób traci więc około ćwierć miliona złotych. Czy to duża kwota w skali takiej firmy?
Trzeba też podkreślić, że pełna widoczność TCO to wciąż rzadkość. Tylko niespełna połowa (49%) firm zgadza się ze stwierdzeniem, że posiada pełną widoczność TCO obecnego systemu. 51% wyraźnie się z takim stwierdzeniem nie zgadza. Mediana ocen na skali 1–5 wynosi 2.
Brak widoczności kosztów posiadania ma szereg konsekwencji. Jedną z nich jest niemożność oveny efektywności obecnego rozwiązania. Decyzje o zmianie bądź utrzymaniu starego ERP podejmowane są wówczas „w ciemno” – bez znajomości pełnego rachunku. Powinno to dać impuls do rzetelnego audytu, który pokaże, ile naprawdę kosztuje obecny system.
Wymiana ERP: pipeline dekady
Tymczasem, według sondy przeprowadzonej na zlecenie Axians, aż 40% firm planuje wymianę lub poważną modernizację ERP w horyzoncie 24 miesięcy. Z dużym prawdopodobieństwem można uznać, że to jeden z największych pipeline’ów modernizacyjnych w polskim biznesie.
Trudno sobie wyobrazić, aby mógł się dokonać po omacku.
Może więc znaczenie mają nowe możliwości, funkcje AI w pożądanym ERP? Aż 46% respondentów uważa, że ich obecny ERP nie jest gotowy na zastosowanie AI. Jednocześnie 59% deklaruje, że firma nie używa AI w procesach. Nowy system z funkcjami sztucznej inteligencji mógłby więc stać się wehikułem przestawiania firmy i jej procesów na nowy model działania, uwzględniający potencjał AO. Mógłby, ale niekoniecznie. W rankingu kryteriów wyboru ERP „wbudowane funkcje AI” zajmują bowiem dopiero medianę pozycji 7. na 8.
Mamy więc do czynienia ze swoistym paradoksem: rynek mówi wszędzie o potrzebie implementacji AI, ale kiedy dochodzi do praktycznych zastosowań, pada konkretne „sprawdzam” – okazuje się, że jest daleko za narracją. Priorytetem firm pozostają fundamenty, a nie podążanie za narracją marketingową czy wprost hype – bo tym pozostaje AI bez strategii jego użycia i mierzenia efektywności tego użycia.
Zamiast wybierać „AI-ready ERP” firmy muszą stawić czoła widoczności TCO i praktyki obchodzenia procesów.
Przed wymianą ERP powstrzymują firmy przede wszystkim koszt, ryzyko utraty ciągłości działania operacyjnego i brak ludzi. Owe trzy najczęstsze bariery wymiany ERP uzyskały odpowiednio 39%, 29% oraz 25% wskazań od respondentów.
Warto zauważyć, że dwie z trzech barier to ryzyko operacyjne, nie technologia. Dlatego być może firmy są bardziej zainteresowane rozmową o tym, jak ograniczyć ryzyko, a dopiero potem co jest stawką podjęcia owego ryzyka (nowe funkcje i możliwości).
ERP może być z chmury, ale…
Wśród uczestników badania, jedynie 23% firm wybrałoby dziś rozwiązanie wyłącznie on-premise. 64% myśli raczej o chmurze lub rozwiązaniu hybrydowym.
Największe obawy budzi jednak zmienność kosztów subskrypcji w długim horyzoncie (34%). Wiele firm podnosi także wątpliwości z obszaru zgodności regulacjami. Konkretnie – zgodności z NIS2/RODO jako (31%) oraz zapisami lub wewnętrznymi ustaleniami dotyczącymi suwerenności danych (29%).
Chmura wygrywa więc, ale w deklaracjach uczestników badania. TCO w perspektywie 5–10 lat i wymogi regulacyjne trzymają jednak decyzję w zawieszeniu.
Zapraszamy do dyskusji o przyszłości ERP w Klubie CxO!
8 października 2026 o godz. 17 zapraszamy na hybrydowe spotkanie Klubu CxO „ERP – wielka zmiana paradygmatu”.
- Dlaczego firmy zmieniają ERP?
- Jak zmieniają się te platformy?
- Jakiego fundamentu technologicznego potrzebują nowe ERP
Zapraszamy klubowiczów z Katowic i Śląska do spotkania na żywo w hotelu Diament – Kaktusy Kato Koncept Kulinarny w Katowicach (prośba o kontakt z redakcją w celu potwierdzenia obecności – szymon.augustyniak@smarttechview.pl) !
Do spotkania zdalnie serdecznie zapraszamy wszystkich, którzy nie będą mogli dotrzeć do nas na miejsce. Czekamy także na te głosy w dyskusji!!! (potwierdzenie udziału zdalnego poprzez formularz na stronie: ERP – wielka zmiana paradygmatu – Smart Tech Re:view)
Do zobaczenia w Klubie!
